боковая кнопка
Контакт-центр - Статьи «Контакт Сервис» - Статьи - Виртуальный секретарь
07.08.2021

Виртуальный секретарь

Сделать телефон своей компании круглосуточным, который 7 дней в неделю будет принимать звонки, и отвечать на них без перерыва на сон и обед, поможет установка услуги «Виртуальный секретарь». Технология аутсорсинга, пришедшая к нам с Запада, стремительно набирает популярность в России, услугу «Виртуальный секретарь колл-центра» все чаще применяют в бизнес-среде, специализирующейся на различных видах деятельности.

Более 12 лет предоставляет услуги колл-центр «Контакт-сервис», который стал мощным инструментом продвижения информации во многих городах России и зарубежья. Ставка сделана на обеспечение всех целевых запросов заказчика. В честь своего 12 летия, компания предоставляет значительные скидки на оплату услуг, которые действуют на протяжении 12 месяцев, при заключении договора на год.

Колл центр с оплатой за результат

Функции секретаря на аутсорсинг

Чтобы справиться с наплывом потенциальных заказчиков, в виртуальном офисе создана целая команда профессиональных секретарей, которые обрабатывают тысячи звонков.

  • Справочная служба. Обеспечивает техническую поддержку, консультирует о тарифах и услугах, принимает заявления от абонентов, разбирает претензии, предоставляет платные информационные услуги.
  • Предоставление информации в системе IVR. Оповещает клиентов об аварийных ситуациях, напоминает о платежах, осуществляет сбор информации.
  • Формирование базы данных. Путем опроса создается база потенциальных клиентов.
  • Установление контакта. Оператор проводит опрос нового абонента для выявления уровня удовлетворенности оказанными услугами.

Кроме входящих контактов, виртуальные помощники осуществляют исходящие звонки при проведении:

  • телемаркетинга – телепродажи путем обзвона населения;
  • «горячей» линии IVR – информирование населения про дополнительные товары и услуги;
  • аутсорсинга отдела продаж – поиск и создание базы новых клиентов, продажи выходного дня, проведение предварительных переговоров;
  • маркетинг – оператор обзванивает клиентов, предлагая взаимно выгодные условия сотрудничества.

Услугами «Контакт-сервиса» на протяжении многих лет успешно пользуются:

  • интернет-магазины и рекламные агентства;
  • агентства недвижимости, банки, транспортные и страховые компании;
  • производители товаров и туроператоры;
  • медицинские, спортивные и косметические центры;
  • политические партии.

При поступлении звонка, виртуальный секретарь приветствует абонента фразами, согласованными с заказчиком.

Как происходит работа

Процесс организации виртуальной обработки информации несложен. Компания колл-центра выделяет заказчику телефонный номер со специальным кодом. Для заказчиков, которые работают с региональными представителями, предлагают номер с бесплатными звонками из любой точки страны.

Все телефонные звонки, которые поступают в офис компании по выделенному номеру, автоматически мгновенно переадресовываются операторам колл-центра. Удаленный секретарь аутсорсинг принимает и обрабатывает поступающие сообщения по каналам электронной, почтовой или мобильной связи. При этом оператор контактного центра может находиться в здании офиса, в дороге, у себя дома или в другой области.

Если необходимо сохранить конфиденциальность и обезопасить полученные данные, рабочие места сотрудников колл-центра устанавливают непосредственно в офисе заказчика.

Контактный номер также может быть виртуальным. Для этого не требуется никакого дополнительного оборудования, его не закрепляют за конкретным адресом, все звонки через систему IVR переадресовываются на конкретный номер. Если компания приобретает телефонный номер с кодом определенного города, то клиенты из этого города могут звонить бесплатно.

Обязанности виртуального секретаря и его преимущества

С первых дней работы была поставлена цель – добиться лидерства в предоставлении виртуальных услуг. Результатом эффективной работы является повышенный спрос на услуги колл-центра «Контакт-сервис».

Основные обязанности оператора контактного центра – бесперебойный прием и обработка поступающих звонков:

  • информирование и техническая поддержка абонентов;
  • приглашение на мероприятия и сбор лидов;
  • проведение различных опросов населения и поиск потенциальных клиентов;
  • регистрация и обработка новых заказов;
  • рассмотрение жалоб клиентов и разрешение спорных вопросов;
  • формирование и фиксирование отчета в согласованной с заказчиком форме.

Одним из важных преимуществ колл-центра «Контакт-сервис» является возможность мгновенно изменить условия работы сотрудников центра. Если поток входящих звонков резко возрастает, администратор центра балансирует нагрузку операторов, чтобы сохранить высокое качество обслуживания абонентов.

Особенности виртуального офиса:

  • функции «Виртуального секретаря» позволяют оптимально распределять вызова без переадресации и томительного ожидания;
  • предоставление информации в автоматическом формате с применением системы IVR, с помощью которой обрабатывается более половины звонков, что экономит операторский ресурс и снизить стоимость услуги;
  • при загруженности линии клиенту сообщается о времени соединения его с оператором, что сокращает количество необслуженных звонков.

Выгода от услуг колл-центра:

  • в то время когда секретарь на  аутсорсинге работает с потоком входящих звонков, сотрудники фирмы могут больше времени уделить основной работе;
  • экономия на содержании рабочего места офисного секретаря;
  • нет дополнительных расходов на аренду помещения, выплату сотрудникам отпускных, больничных и соответствующих отчислений в государственные инстанции;
  • можно быть уверенным – получая услугу «секретарь на аутсорсинге» цена будет состоять только из тарифов за выполненные задания.

Колл-центр «Контакт-сервис» особенно тщательно подходит к подбору операторов, возлагает на них обязанности, учитывая опыт работы и склад характера. Независимо от основной профессии, сотрудники «Контакт-сервиса» проходят тренинги по психологии,телемаркетингу и другим дисциплинам. Умение выслушать собеседника, ровно и грамотно вести беседу позволяет быстро и эффективно выполнить задание.

Чтобы оценить по достоинству преимущества виртуального помощника, закажите услугу «Виртуальный секретарь» цена которой будет наиболее выгодной для Вашей компании.

Оплата услуг сервисного центра состоит из абонентской платы, которая назначается из списка выбранных услуг и поминутного тарифа разговора виртуального помощника.

Для постоянных партнеров разработана гибкая система скидок и льготные тарифы.

Воспользовавшись услугами колл-центра «Контакт-сервис» будьте уверены – каждый звонок будет зарегистрирован и каждый клиент – услышан. В результате работы «Виртуального секретаря» повышается степень удовлетворенности клиентов за счет быстрого и корректного реагирования операторов на их запросы.


Возврат к списку