Контакт-центр - Услуги - Приём звонков

Организация виртуального офиса

Услуга «Виртуальный офис»

Услуга «виртуальный офис» – это сервис, который заменяет секретаря (нескольких секретарей), так что с ним не требуется тратиться на обустройство рабочих мест и зарплату персоналу. Для офиса выделяется телефонный номер (как правило, он прямой и многоканальный), который вы можете указывать как единый номер вашей фирмы. Можно делать переадресацию на него с того, который у вас уже есть.

Позвонив в виртуальный офис, клиент получает нужную информацию или соединяется с сотрудником, который занимается интересующим его вопросом. Операторы нашего call-центра в Москве или Санкт-Петербурге могут принять по телефону заказ или факс.

Калькулятор стоимости

Прежде, чем приступить к расчету стоимости Вашего проекта, пожалуйста, введите свои контактные данные и нажмите кнопку «Рассчитать стоимость проекта». После завершения калькуляции Вы сможете отправить расчет к себе на почту.

Подготовка проекта (единоразовый платеж)
График работы
Выделение номера телефона (единоразовый платеж)
Работа операторов в месяц.
Отчетность
Сопровождение проекта
Подготовка проекта (единоразовый платеж)
База данных:
Реализация проекта/работа операторов:
Отчетность
Отправка информационных материалов:
Итого: 0 руб.
Предварительный расчет Вашего проекта был отправлен на почту
Получить расчет
Примеры реализации услуги
Железный мир

Результативность проекта:

Количество поступивших звонков - 1720
Количество принятых звонков до 20 сек - 1679
Уровень сервиса (80/20) - 97,62%%
% потерянных звонков (от общего кол-ва поступивших). - 1,87%
Виртуальный офис с услугами виртуального секретаря (IVR)

Если вам нужно сэкономить, услуга «виртуальный офис» актуальна при открытии новой фирмы. Она позволит сократить затраты на содержание персонала. Услугу «виртуальный офис» можно использовать, если у вас недостаточно линий, а нужно, чтобы телефон работал в любое время суток. Для этой услуги используются городские и федеральные многоканальные номера. Последние обычно начинаются с кода 8-800 — это так называемые горячие линии.

Преимущества услуги «виртуальный офис»:
  • работает круглосуточно, поэтому клиент всегда может дозвониться до вас;
  • звонки принимаются и эффективно распределяются внутри системы. Это экономит время, которое можно будет потратить на решение действительно важных производственных задач;
  • функция обратной связи с потребителями позволяет учитывать все их потребности и пожелания;
  • позвонившим будет казаться, что вы находитесь в своем офисе постоянно, а значит, ответственно относитесь к тому, что делаете, и думаете о своих клиентах.
С этой услугой так же заказывают
Информационно-справочные службы
Информационно-справочные службы
Прием заказов для интернет-магазинов
Прием заказов для интернет-магазинов
Горячая линия
Горячая линия

Стоимость услуги «виртуальный офис»

Стоимость организации виртуального офиса зависит от функций, которые будут на него возложены, а также размеров компании. Кроме этого, могут потребоваться и дополнительные услуги, которые будут изначально заложены в смету. Базовая стоимость услуги «виртуальный офис» составляет 13 500 рублей. Оставьте заявку, и мы подготовим для вас индивидуальное предложение.

Как работает услуга «виртуальный офис»?

Прежде всего, стоит отметить, что он функционирует круглосуточно. Виртуальный офис работаетбез отпусков и обеденных перерывов. Для этого выделяется городская многоканальная телефонная линия, на которую поступают только те звонки, которые адресованы компании, заказавшей соответствующую услугу. Номер телефона виртуального офиса может использоваться в информационных материалах и рекламе в качестве круглосуточного контакта. Позвонив по нему, любой из абонентов будет уверен, что общается с сотрудником компании-рекламодателя. В реальности беседа ведется с оператором call-центра. Компетентным, профессиональным и предельно вежливым.

Специалисты, занимающиеся поддержкой услуги «виртуальный офис», работают по тщательно отработанным сценариям:

  • приветствие от лица компании-заказчика услуги;
  • выяснение имени абонента;
  • определение цели звонка;
  • обеспечение звонящего человека необходимой информацией;
  • прием заказа через виртуальный офис;
  • перевод звонка на нужного специалиста.

При невозможности соединения с тем или иным менеджером вашей компании оператор принимает важную информацию и сразу же отправляет ее ответственному сотруднику в электронном виде.

В результате использования услуги «виртуальный офис» в глазах клиентов повышается авторитет и доступность компании, реализуется возможность получения статистики обращений и актуальных отчетов, которые необходимы для эффективного планирования работы в будущем.

Виртуальный офис: как это работает?

Это отличная возможность для небольших компаний полноценно вести свою деятельность и присутствовать на рынке, не тратя средства, силы и время на аренду помещения и организацию офисной работы. Суть такого сотрудничества состоит в том, что профессиональные операторы принимают все телефонные звонки, письма, факсы и прочую корреспонденцию, отвечают от лица заказчика, либо перераспределяют обращения на его сотрудников при помощи различных средств связи. Наладить такую работу помогает набор специальных программных продуктов.

Большую часть необходимых заказчику функций берет на себя виртуальный секретарь – сотрудник с необходимым опытом и подготовкой, который максимально точно согласовывает все свои действия и важные аспекты работы предприятия с руководством. Благодаря такому подходу руководитель, находясь в любой точке мира, может оперативно получать всю информацию о работе бизнеса. Кроме того, если в его отсутствие возникнут сложности или нестандартная обстановка, с ним согласуют все действия.

Вся текущая работа, которая в обычных обстоятельствах распределяется между целой командой штатных сотрудников, в случае с виртуальным офисом выполняется быстро, эффективно и с минимальными затратами. А в распоряжении руководителя оказывается большой выбор онлайн-сервисов, облегчающих управление бизнесом.

Основная часть виртуального офиса – это комплекс почтово-секретарских услуг. Всю работу с корреспонденцией выполняют грамотные, квалифицированные, внимательные сотрудники, которые знают, как поступать в той или иной ситуации и имеют навыки оформления всех видов документов.

Виртуальный офис включает в себя:

  1. Корпоративную электронную почту.
  2. Почтовый адрес для ведения деловой переписки.
  3. Прием и обработку всей корреспонденции.
  4. Прием факсов.
  5. Предоставление точной справочной информации о вашей компании всем заинтересованным лицам, обратившимся через любой способ связи.
  6. Skype for business – объединенные коммуникации.
  7. Интеграцию с TCOP через SIP оператора.
  8. Антиспам и антивирус.
  9. Пакет приложений для работы с документами без подключения к Интернету.
  10. Архивацию поступающей информации.
  11. Техническую поддержку клиента и услуги по настройке решения.

Стандартный тарифный план виртуального офиса включает:

  • прием звонков (до 10 в день);
  • аренду городского телефонного номера;
  • услуги секретаря, который будет приветствовать клиентов от имени компании;
  • переадресацию звонков.

Пакет услуг виртуального офиса можно корректировать в зависимости от запросов конкретного клиента. Это удобно и эффективно.

Преимущества услуги

Это возможность быть на связи действительно всегда, а главное – организовывать коммуникации с клиентами качественно, грамотно, четко. Кроме того, услуга «виртуальный офис» и секретарь позволяют работать удаленно, не снижая темпов и не отказываясь от планов по развитию бизнеса. Все процессы под постоянным контролем, прием важных звонков ведет специалист с опытом и необходимой подготовкой, система учета и обмена данными позволяет следить за работой предприятия в режиме реального времени.

Этот подход позволяет вывести бизнес на новый уровень и расширить его кадровый потенциал за счет ответственных и грамотных удаленных специалистов.


Ещё по теме

Что такое «виртуальный офис»?

Обзвон потенциальных клиентов — законно ли это?

Виртуальный офис: требуемый результат при малых затратах

Вопрос: Что включает эта услуга?

Ответ: Виртуальный офис – это весь спектр работы со всеми видами входящей корреспонденции (почта, электронная почта, факс и т.д.), прием входящих звонков, общение с клиентами, консультирование, организация рабочего графика руководителя (при необходимости), подготовка отчетности для руководителя по итогам каждого рабочего дня.

«Контакт Сервис»: география услуг

Кол-центр «Контакт Сервис» предоставляет услуги в Москве, Санкт-Петербурге и других городах страны. Мы имеем широкую географическую базу и гарантируем высокое качество сервиса. Мы помогаем клиентам в столице и регионах поддерживать эффективную коммуникацию с заказчиками. В какой бы отрасли бизнеса вы ни работали, у нас есть что вам предложить с учетом специфики деятельности.

Наш головной офис расположен в Санкт-Петербурге. Здесь мы можем в полной мере контролировать процесс обучения и работы операторов. Однако мы уже давно работаем с клиентами из Москвы, с Урала, из Сибири и других регионов. За счет богатого опыта и профессионализма можем четко отладить работу кол-центра даже дистанционно. Где бы вы ни находились, вы получите максимум внимания и безупречный сервис. Каждому клиенту предоставляется персональный менеджер, координирующий всю работу.

География наших услуг постоянно расширяется, а уровень обслуживания растет. Если вы хотите получить качественные услуги современного кол-центра, обращайтесь! Мы поможем выстроить гармоничные отношения с клиентами, чтобы ваш бизнес развивался успешно.